企業として複数人でメールの対応をする場合、普通のメールソフトの場合ネックとなるのが
- 重複して返信してしまう
- 対応漏れ
- 誰が対応したかわからない
- どういった対応をしたかわからない
- 過去のメールのやり取りを探しにくい
こういった問題。
意外と「この問題自体に気づいていない」もしくは「困っていてもどうやって解決するのかわからない」そんな感じなんだろうな〜という印象です。
そんな時、このメール対応に関する問題はメールワイズというWebサービスを使うことで解消できるかもしれません。
以前、「メールアドレスごとに管理できるメーラー「Unibox」は問い合わせ管理に便利」という記事も書いたのですが、現在はそこから変化し、メールワイズを愛用しています。
メールワイズとは
メールワイズとはCybozuが運営するWEBサービスで、ブラウザを使ってメールを送信することが可能です。
そう。ざっくり言ってしまうと「メールを送受信することができるサービス」なんです。
たったそれだけ？それなら普通のメールソフト使うわ。
といわれそうですね。
てなわけで、ここから先でメールワイズの便利だな〜と思う機能を紹介したいと思います。
複数人でメールを管理
通常の場合を考えてみましょう。
普通のアウトルックやMacのMailソフトを使ってメールを複数人で管理する場合、問題となるのが
「対応した（してない）メールがどれかわからない」
という点にあります。
メールソフトというのはそれぞれのユーザーのパソコン内にデータとして保存されるため、送信したかどうかは他の人にはわからないのです。そう。どんな返信をしているかもわからないのです。
相手方から返信があって初めてどんな対応をしたかわかるということもしばしば。
―― CCやBCCつければいいじゃないか。
確かにBCCなどでメンバーにも送信するメールを送っておけばどんなメールを送信したかはわかります。
ただ、これがめちゃくちゃわかりにくい。
BCCなどで送ったメールはスレッド化されないので、どのメールに対してどんな返答があったかがものすごくわかりにくくなるのです。ましてや新入社員など入ってきた日には、過去のメールを把握することとても困難。難解です。
そもそも各自が違ったデータを持っていること自体ナンセンス。Aさんのパソコンでみた内容とBさんのパソコンで見た内容、もしくは自身のスマートフォンでみた内容と、それぞれが別々のデータとなっているため、「どこからアクセスしても同じデータ」という状況をつくるのが非常に難しいのです。
メールワイズなら同じデータをみんなで共有できる
その点メールワイズであれば、メールのデータはクラウド（インターネット）上にあるのでどこからアクセスしても同じデータがみれます。もちろん自分のスマートフォンからアクセスしても同じデータです。
過去のメールを探す場合であってもみんなが同じデータを観覧でき、しかもスレッド形式でまとめられているので途中から新しい人が入ってもやり取りの流れを把握しやすいです。
処理済み機能が便利
メールを受信すると通常「受信フォルダ」にメールがはいってきます。これはどのメーラーも同じです。もちろんメールワイズでも同じ。
メールワイズが違う点は、受信フォルダとは全く違った考え方の「処理メール」というものがあります。
これはフォルダという位置づけではなく、「何も処理していないメール」というもの。処理していないメールに対して、「まだ何もしていませんよ〜」という印がついているといった感じでしょうか。受信フォルダとはまた別の次元の仕組みです。
そして、受信したメールに対して返信をすれば、自動的に「処理済み」に変わり「処理メール」という場所からは見えなくなります。
これの何が良いかというと、返信をしなければならないメールを探す必要がなくなるのです。
これは先程紹介した「印」がなくなるだけで、メール自体が消えてしまうわけではないので、「受信フォルダ」を確認すれば過去の送信済のメールを確認することが可能です。
過去のやりとりを簡単に把握できるスレッド表示
現在開いているメールに対して、過去のやりとりを確認したい場合があります。
そんなときはスレッド表示されているメールのタイトルをクリックすることで、過去のメールに直接アクセスが可能です。
これが意外と便利で「2つ前のメールでどんなやり取りをしてたかな？」といった場合に簡単に遡ることができます。この部分は動作も早いため簡単に切り替えが可能です。
誰が返信したか一目瞭然
メールワイズはひとつのメールデータを複数人で管理できると書きました。ただ、その場合気になるのが「誰が返信したかわかるの？」という点です。
まさかメール内の署名を確認するなんて原始的な方法ではありません。
メールワイズはユーザーごとにそれぞれ別々のログイン情報を持つため、誰がどのような操作をしたのかすぐにわかります。
返信メールの一覧では、誰が返信したのかが名前で表示されます。
コメント機能が便利
メールに対して、管理ユーザーのみが確認できる「コメント」を付与することが可能です。
例えば返信するために相談が必要なものやメモとして残しておきたい情報などを一つのメールに対していくつも付与することができます。例えば休みの同僚のためにメモとして情報を残しておき、休み明けに他のユーザーに確認してもらうことも可能。
コメントは受信メールの一覧などにも表示されるので、他との違いが一目瞭然です。
テンプレート機能
文章をテンプレートにして事前に登録しておくことが可能です。
テンプレートはいくつも保存しておくことができるので、よく返信する内容はテンプレート化して保存しておくととても便利。
それに複数のユーザー間でメールの質が変わらないようにできます。
メールの返信内容というのは個人の考え方やスキルによって質が変わってくるので、メールの質の均一化という点でもとても便利です。
スマートフォンアプリで確認が可能
現時点（2017/01）でiOSのみですが、スマートフォンアプリでメールワイズに接続が可能です。
まだリリースされたばかりで機能としては必要最低限といった感じですが、スマートフォンで確認できるのはとても便利です。どちらにせよ細かなメールの返信はパソコンを使うことが多いので、プッシュ通知がスマートフォンにくるというだけでも十分使えます。
また、簡単なメールの返信はこのアプリだけでも十分できますね。
総評 まとめ
さて、今回はメールワイズというメール管理ソフトをご紹介しました。
これまで、メーラーや様々な管理ソフト・サービスを試してみた結果、現在はメールワイズを利用しています。
メールワイズは無料のサービスではないのでコストはかかってくるのですが、それに勝る機能は兼ね備えていると思っています。まだまだユーザビリティ的に使いにくい/わかりにくいな。。。という点はあるのですが、他のソフトに比べるとそれでもメールワイズに軍配があがると思っています。
わからない点があればサポートに問い合わせて確認することもできるので、そういった意味での安心感は高いです。
実はモバイル対応に関しても、まだアプリが公開される前に問い合わせしていたのですが、その当時は対応予定がないとのことでした。
残念には思っていたのですがその後、サポートから連絡が入り「アプリを公開したのでぜひご利用ください。」と個別に連絡がきました。
一斉配信ではなく。
そこがすごいなと感じたんです。だって数か月前に1ユーザーから問い合わせがあったモバイル対応の件に関して、アプリが公開されたから使ってみてくださいって連絡するなんてすごいことですよ。毎日何百件もの問い合わせがきていることが予想されるのに、その中で以前のやり取りを誰と行っていたかを把握している企業ということになるし、なかなかできないことだと思っています。（うまく策略にはまっているのかもしれませんがｗ）
そんなわけで、まだまだ魅力はたくさんありますが、僕はこれからもメールワイズを使っていきたいと思います。
